Privacy

Privacyverklaring Notariskantoor Brummelhuis
25 mei 2018
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het
kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notariskantoor Brummelhuis
Adres: De Cuserstraat 5
Postcode / Plaats: 1081 CK Amsterdam
Contactpersoon: C. Bakker
e-mailadres: boekhouding@notariskantoorbrummelhuis.nl
Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het
uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan
wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens
worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig
bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag
er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er
wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties
Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig
identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag
kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden
krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
• De verwerking “opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en opslaan van gegevens
ten behoeve van een dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals
advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap” van persoonsgegevens heeft
de volgende doeleinden en behorende rechtsgronden:
o uitvoering overeenkomst opdracht cliënt;
• De verwerking “vastleggen, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen”
van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en behorende rechtsgronden:
o het bevestigen van echtheid handtekening op verzoek van cliënt;
• De verwerking “verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie ten
behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven” van persoonsgegevens heeft de volgende
doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o marketing en acquisitie (mogelijke) cliënt(en);
• De verwerking “verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens ten behoeve van
relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten” van persoonsgegevens heeft de
volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
o het informeren en faciliteren samenwerking in de keten;
• De verwerking “verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële
administratie” van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende
rechtsgronden:
o kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen;
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan
zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal
dan één van de volgende zijn:
• Openbare registers, waaronder het Kadaster
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de
partijen bent
• Schenker
• BRP
• hypotheekadviseurs
• banken
• taxateurs
• ontwikkelaars en bouwers
• accountants
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk
verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
• Kadaster
• gemeenten
• ontwikkelaars en bouwers
• makelaars
• belastingdienst
• CDR
• CTR
• CLTR
• KvK
• Vereniging van Eigenaars / administrateurs
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een
internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel
waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van
wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn
van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze
privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van
een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en
hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw
verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie
van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk
en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek
indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van
door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of
omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is)
kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de
persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek
indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële
plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn
met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden
niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de
hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen
wij dit graag via mevrouw C. Bakker, boekhouding@notariskantoorbrummelhuis.nl. U heeft ook het
recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt
u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.